Eine Auszahlung wird im Folgemonat rückwirkend mit dem ursprünglichen Belegdatum erfasst. Die bereits abgeschlossenen Tagesabschlüsse der Kassa werden dabei nicht mehr verändert.

Da die Auszahlung effektiv aus der Tageslosung des Buchungstages entnommen wird, entsteht zwischen dem Belegdatum der Auszahlung und dem Tag der tatsächlichen Buchung rechnerisch ein negativer Saldo. Dieser löst sich am Buchungstag wieder auf, da die Tageslosung dieses Tages um den Auszahlungsbetrag entsprechend geringer ausfällt.

In der Monatsauswertung wird die Auszahlung am tatsächlichen Buchungstag ausgewiesen. Dadurch gleicht sich der Betrag auch im Buchungsmonat wieder aus.

Vormonat abschlossen - oder noch offen

Eine Auszahlung oder Buchung kann rückwirkend mit einem früheren Belegdatum erfasst werden. Dabei wird immer geprüft, ob der betroffene Monat noch offen oder bereits abgeschlossen ist.

Ist der Monat noch offen, wird die Buchung in der Monatsauswertung dieses ursprünglichen Monats berücksichtigt. Dadurch kann es vorkommen, dass sich die Auswertung dieses Monats verändert oder vorübergehend sogar negativ ist.

Ist der Monat jedoch bereits abgeschlossen und an die Buchhaltung übergeben, wird die Monatsauswertung dieses Monats nicht mehr verändert. Damit keine Buchung verloren geht, wird die rückwirkende Buchung in der Monatsauswertung des aktuellen Monats ausgegeben.

Das Belegdatum bleibt dabei weiterhin das tatsächliche ursprüngliche Datum. Für die Auswertung zählt in diesem Fall aber der aktuelle Monat, weil der ursprüngliche Monat bereits abgeschlossen ist.

So ist sichergestellt, dass jede Buchung vollständig berücksichtigt wird, ohne bereits abgeschlossene Monate nachträglich zu verändern.

Empfehlung für besseres Verständnis

Rückwirkende Buchungen in noch nicht abgeschlossene Monate können schnell unübersichtlich werden. Unsere Empfehlungen dazu: 

• buchen Sie die Auszahlungen zeitnah und regelmässig - damit gibt es diese gesamte Problematik erst gar nicht
• schließen sie den letzten Monat immer Zeitnah ab